Maior controlo e capacidade de previsão na gestão financeira de projetos
Uma plataforma multicliente para centralizar dados, prever a execução e sinalizar riscos em projetos financiados.
A gestão financeira de projetos financiados exige o acompanhamento de recursos humanos, taxas horárias, despesas, horas reportadas e execução orçamental. Com o apoio da AI-Center Testbed, uma empresa de consultoria e apoio à gestão desenvolveu o FinScopeAI, uma plataforma que centraliza esta informação e utiliza inteligência artificial para antecipar desvios, apoiar o reporting e sinalizar potenciais riscos de auditoria.
O DESAFIO
O Problema
A execução de projetos financiados envolve informação distribuída por programas, projetos, rubricas elegíveis, work packages, recursos humanos, timesheets, despesas e pedidos de pagamento. Quando estes elementos são geridos através de diferentes folhas de cálculo, torna-se difícil consolidar dados, acompanhar a execução e identificar atempadamente desvios entre o planeado e o realizado. Esta fragmentação aumenta o esforço administrativo e pode fazer com que problemas relacionados com custos, horas ou elegibilidade apenas sejam identificados numa fase avançada do projeto.
Setor e Área de Atuação
Soluções financeiras e de apoio à gestão aplicadas à execução de projetos nacionais e europeus financiados.
Definição e Objetivos
O FinScopeAI é uma plataforma multicliente de reporting financeiro que organiza a informação por programas e projetos e permite acompanhar recursos humanos, taxas horárias, alocações, horas e despesas. A solução integra modelos de inteligência artificial que apoiam a previsão da execução financeira, projetam a evolução das horas anuais e sinalizam ocorrências com possível risco de auditoria, como desvios entre o planeado e o realizado ou horas registadas em períodos de ausência.
IMPACTO
Vantagens competitivas
Informação centralizada
A consolidação dos dados numa única plataforma reduz a dependência de folhas de cálculo dispersas e facilita a consulta da execução de cada projeto.
Antecipação de desvios
As previsões ajudam a avaliar a tendência da execução financeira e a identificar situações que podem exigir ajustes antes do final do projeto.
Reporting e controlo reforçados
Os indicadores e alertas apoiam a preparação de relatórios, pedidos de pagamento e processos de verificação ou auditoria.
Desenvolvimento e Testes
O desenvolvimento começou com a modelação dos dados financeiros e operacionais dos projetos. Foi criada uma plataforma multicliente com gestão de programas, projetos, recursos humanos, taxas horárias e despesas. Foram depois integrados modelos para prever a execução, projetar o teto anual de horas e detetar anomalias ou riscos de auditoria. A solução foi testada com dados e cenários representativos da gestão de projetos financiados.
Implementação e Resultados Iniciais
O piloto resultou numa plataforma funcional capaz de centralizar dados, calcular taxas horárias, acompanhar a execução, prever custos de recursos humanos e sinalizar ocorrências por nível de severidade. O produto evoluiu de TRL 4 para TRL 6, ficando preparado para validação junto de entidades utilizadoras.
PERSPETIVAS FUTURAS
Os próximos passos
A utilização em projetos reais pode permitir validar as previsões, aperfeiçoar os alertas e reforçar a integração com sistemas financeiros e fontes de dados das entidades utilizadoras.